Page 4

THỰC TRẠNG - Dòng chảy giá trị bị mắc kẹt

THỰC TRẠNG MẮC KẸT

Doanh nghiệp của bạn vận hành dựa trên các dòng chảy giá trị: Thấu hiểu khách hàng. Sáng tạo đội ngũ. Quyết định thông minh dựa trên dữ liệu.

Nhưng ngày nay, những giá trị đó đang bị mắc kẹt—đóng băng giữa các hệ thống riêng lẻ, "ốc đảo" không được xây dựng để giao tiếp với nhau.

CỤ THỂ

Giá trị bị mắc kẹt trong những "ốc đảo vận hành" như thế nào?

Dưới đây là một số ví dụ

• Dữ liệu Kinh doanh nằm im trong hệ thống CRM, trong khi đội ngũ Thiết kế của LAIKA làm việc mà thiếu đi bối cảnh khách hàng như sở thích "Phong cách Bắc Âu giản dị" của chị Hoài An.

• Insights Thiết kế về các giải pháp vật liệu, không gian cho từng loại hình dự án (Biệt thự, Văn phòng) bị giam cầm trong các công cụ chuyên biệt, đội ngũ Thi công không thể tiếp cận kịp thời.

• Phản hồi Khách hàng sau mỗi dự án nằm cô lập trong các phiếu hỗ trợ, tách rời khỏi quy trình cải tiến dịch vụ và thiết kế của LAIKA.

Với LAIKA trước đây (hoặc các công ty tương tự), điều này có thể đồng nghĩa với:

• Quản lý Dự án tốn hàng giờ mỗi tuần chỉ để chuyển thông tin thủ công giữa các hệ thống/file excel của Kinh doanh, Thiết kế và Thi công.

• Tỷ lệ đáng kể sở thích của khách hàng bị thất lạc hoặc hiểu sai trong quá trình bàn giao giữa các phòng ban.

• Chậm trễ vài ngày, thậm chí cả tuần, trong các giai đoạn chuyển tiếp quan trọng của dự án như từ thiết kế sang thi công.

• Những lần chỉnh sửa thiết kế tốn kém và mất thời gian đáng lẽ có thể tránh được nếu thông tin từ khảo sát hiện trạng hay phản hồi ban đầu được lưu thông tốt hơn đến đội thiết kế.

Giải pháp truyền thống? Tích hợp. Xây dựng những cây cầu nối giữa các hệ thống đòi hỏi bảo trì liên tục, đổ vỡ sau mỗi lần cập nhật, và rốt cuộc cũng chỉ chuyển giao được một phần nhỏ bối cảnh. Đó chính là "cái giá của sự chắp vá".

GIẢI PHÁP - LUKLAK Universal Automation

LUKLAK UNIVERSAL AUTOMATION

Với Luklak Universal Automation (Tự động hóa phổ quát), giá trị có thể đơn giản được giải phóng và luân chuyển trơn tru khắp toàn bộ tổ chức của bạn, kết nối con người, dữ liệu, quy trình và tin nhắn

BỘ NÃO XỬ LÝ TRUNG TÂM

Universal Automation hoạt động như bộ não xử lý thông minh:

• Lắng nghe các sự kiện trên toàn bộ doanh nghiệp – từ việc chị Hoài An gửi form trên website LAIKA, đến việc anh Tuấn Anh cập nhật tình trạng khảo sát.

• Suy nghĩ thông qua các điều kiện và lộ trình quyết định – liệu chị Hoài An có phù hợp với chuyên môn của anh Đức Minh không, hay bức tường cũ có ảnh hưởng đến thiết kế của anh Mạnh Khôi không.

• Hành động để di chuyển thông tin, kích hoạt quy trình và kết nối đội ngũ – tự động tạo Đầu Việc, gửi thông báo, cập nhật trạng thái...

Khác với các tự động hóa truyền thống chỉ hoạt động bên trong các công cụ cụ thể, Universal Automation của Luklak làm việc ở cấp độ toàn hệ thống, tạo ra dòng chảy không ma sát giữa:

• Con người: Đảm bảo mọi "đồng bào" nhân sự tại LAIKA đều có đúng thông tin, đúng thời điểm.

• Quy trình: Chuyển giao công việc liền mạch giữa các giai đoạn từ khi khách hàng yêu cầu tư vấn đến khi dự án hoàn thành và được chăm sóc sau bán hàng, mà không cần bàn giao thủ công.

• Dữ liệu: Chuyển đổi thông tin từ khâu này sang khâu khác mà không bị thất lạc

• Tin nhắn: Chat trao đổi trực tiếp trên từng Đầu Việc, giúp mọi quyết định đều có đúng bối cảnh

Với LAIKA, Universal Automation tạo ra một môi trường vận hành hợp nhất, nơi các dự án thiết kế và thi công nội thất luân chuyển tự nhiên từ ý tưởng đến hoàn thiện, chăm sóc khách hàng từ lead đến trung thành, với mọi thành viên đội ngũ làm việc từ một nguồn sự thật duy nhất.

TRẢI NGHIỆM - Dòng chảy tự động hóa thông suốt [ví dụ]

DÒNG CHẢY TỰ ĐỘNG

Hãy cùng xem Universal Automation hoạt động thực tế tại LAIKA, minh họa cách giá trị luân chuyển liền mạch trong toàn bộ hành trình của khách hàng Hoài An và qua tất cả các phòng ban, từ Marketing, Kinh doanh, Thiết kế, Thi công/Triển khai, Quản lý Dự án & Kế toán, Chăm sóc Khách hàng.

DETAILS

Từ Marketing Đến Hoàn Thành Dự Án: Vòng Đời Toàn Diện Của LAIKA – Nơi Giá Trị Chảy Tự Do

Universal Automation tạo ra dòng chảy giá trị không ma sát trên toàn bộ hoạt động của LAIKA.

Từ Marketing đến Kinh doanh (Khách hàng gửi form đến khi Chuyên viên Tư vấn nhận lead):

• Lead từ form website của LAIKA ngay lập tức trở thành Đầu Việc Khách Hàng.

• Tự động ghi nhận nguồn quảng cáo và phân công cho Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh phù hợp dựa trên chuyên môn và trọng số năng lực.

• Bảo toàn toàn bộ bối cảnh ban đầu của khách hàng.

Từ Kinh doanh đến Thiết kế (Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh chốt hợp đồng thiết kế, Trưởng nhóm Thiết kế nhận việc):

• Insights khách hàng (sở thích, ngân sách, yêu cầu đặc biệt) thu thập trong quá trình tư vấn của Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh chảy trực tiếp đến Trưởng nhóm Thiết kế và đội ngũ.

• Thay đổi trạng thái "Đã Ký Hợp Đồng Thiết Kế" tự động kích hoạt việc tạo Đầu Việc Thiết Kế và các Đầu Việc Phụ chuyên môn.

• Không cần nhập liệu lại thủ công, không mất mát ngữ cảnh.

Từ Tài chính đến Dự án (Nhân viên Kế toán xử lý thanh toán, Quản lý Dự án khởi động dự án):

• Hợp đồng thiết kế được tự động hóa, việc khách hàng thanh toán đặt cọc sẽ kích hoạt các bước tiếp theo.

• Tự động tạo cấu trúc Đầu Việc Dự Án Chính khi thanh toán được xác nhận bởi Nhân viên Kế toán.

• Các tác vụ được "may đo" cho Quản lý Dự án và các bộ phận liên quan với đầy đủ bối cảnh.

Từ Thiết kế đến Khách hàng (Trưởng nhóm Thiết kế gửi concept, Khách hàng phản hồi):

• Quy trình xem xét và phản hồi liền mạch trực tiếp trên Đầu Việc Ý Tưởng Thiết Kế.

• Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh gửi email tự động (với Giá Trị Thông Minh) cho khách hàng với link xem thiết kế do Trưởng nhóm Thiết kế chuẩn bị.

• Theo dõi số lần chỉnh sửa và quản lý phiên bản tự động.

Từ Hiện trường đến Thiết kế (Nhân viên Khảo sát cập nhật, Trưởng nhóm Thiết kế điều chỉnh):

• Nhân viên Khảo sát quét mã QR trên di động để cập nhật các "Giới Hạn Công Trường" kèm hình ảnh.

• Thông báo giới hạn công trường theo thời gian thực cho Trưởng nhóm Thiết kế.

• Hệ thống có thể gợi ý điều chỉnh tiến độ thiết kế dựa trên các phát sinh này.

Từ Dự án đến Chăm sóc Khách hàng (Dự án hoàn thành, Chuyên viên CSKH tiếp nhận):

• Quy trình sau bán hàng được cấu trúc hóa khi dự án được Quản lý Dự án đánh dấu "Hoàn Thành".

• Tự động lên lịch theo dõi, chăm sóc cho Chuyên viên Chăm sóc Khách hàng.

• Theo dõi vấn đề với cảnh báo theo ngưỡng, giúp LAIKA giải phóng sức lao động khỏi việc theo dõi thủ công và có thể phát hiện vấn đề hệ thống (thông báo đến các Trưởng phòng liên quan).

NGUYÊN LÝ - Trigger + Condition + Action

THE LOGIC

Vậy dòng chảy không ma sát này thực sự hoạt động như thế nào? Nguyên lý hoạt động cực kì đơn giản: Kích hoạt (Trigger), Điều kiện (Condition), Hành động (Action).

Những khối lego đơn giản & sâu sắc, nhưng có vô vàn cách để kết hợp.

BASIC

Khung Xây Dựng Trigger-Condition-Action

Hãy phân tích các thiết lập tự động hóa cụ thể từ demo của LAIKA, cho thấy chính xác cách cấu hình từng quy tắc:

Từ Marketing đến Kinh doanh: Tự Động Hóa Thu Thập Lead (Ví dụ của LAIKA)

Kích hoạt: Webhook Đến từ việc gửi form trên website LAIKA
Điều kiện: Logic Đa nhánh dựa trên loại hình dự án và ngân sách (do người dùng tự cấu hình)
  • Nhánh 1: NẾU Loại hình = "Dân dụng" VÀ Ngân sách > X triệu → Ưu tiên Cao
  • Nhánh 2: NẾU Loại hình = "Thương mại" → Ưu tiên Trung bình
  • Nhánh 3: KHÁC → Ưu tiên Tiêu chuẩn
Hành động:
  • Tạo Đầu Việc Khách Hàng với dữ liệu từ form
  • Phân công cho Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh sử dụng cơ chế chia xoay vòng có trọng số
  • Thiết lập trường Ưu tiên dựa trên Nhánh điều kiện
  • Gắn thông tin nguồn (mã ad_key từ chiến dịch)
  • Gửi thông báo cho Chuyên viên Tư vấn Kinh doanh được giao

Từ Kinh doanh đến Thiết kế & Tài chính: Kích Hoạt Dòng Chảy Khi Khách Hàng Đặt Cọc (Ví dụ của LAIKA)

Kích hoạt: Trạng thái Đầu Việc Khách Hàng thay đổi thành "ĐÃ ĐẶT CỌC"
Điều kiện: Logic Đa nhánh dựa trên loại dịch vụ đã ký
  • NẾU Gói dịch vụ = "Thiết kế & Thi công trọn gói"
  • NẾU Gói dịch vụ = "Chỉ thiết kế"
Hành động:
  • Tạo Đầu Việc Dự Án Chính với dữ liệu từ Đầu Việc Khách Hàng:
    - Tiêu đề: {{trigger.fields.customer_name}} + " - " + {{trigger.fields.project_type}}
    - Ngân sách: {{trigger.fields.budget}}
    - Địa điểm: {{trigger.fields.site_address}}
  • Tạo các Đầu Việc Thiết Kế chuyên môn (gán cho Trưởng nhóm Thiết kế):
    - Ý tưởng Tổng thể
    - Mặt bằng công năng
    - Phối cảnh 3D
    - Bản vẽ Kỹ thuật 2D
  • Tạo Đầu Việc Khảo Sát Hiện Trạng (gán cho Nhân viên Khảo sát) với:
    - Dữ liệu địa điểm
    - Hướng dẫn truy cập
    - Checklist khảo sát được đính kèm tự động
  • Kết nối tất cả các Đầu Việc được tạo với Đầu Việc Khách Hàng ban đầu
  • Thông báo cho các thành viên đội ngũ liên quan (Quản lý Dự án, Kế toán...)

ADVANCED

Logic Rẽ Nhánh Nâng Cao (Advanced Branching Logic)

Ví dụ: Cập Nhật Từ Hiện Trường (Khảo sát) Đến Thiết Kế: Kiểm Tra Thực Tế

Kích hoạt: Đầu Việc Giới Hạn Công Trường được tạo qua ứng dụng di động bởi Nhân viên Khảo sát
Điều kiện: Logic Rẽ nhánh để tìm các Đầu Việc Thiết kế được kết nối với Dự án của Khách hàng
  - Tìm Đầu Việc Dự án Chính cha
  - Tìm tất cả Đầu Việc Thiết kế được liên kết với Dự án đó
  - Lọc các Đầu Việc Thiết kế có trạng thái "Đang lên ý tưởng" hoặc "Đang triển khai chi tiết"
Hành động:
  • Gắn thẻ "Cần xem xét giới hạn hiện trường" cho các Đầu Việc Thiết kế bị ảnh hưởng
  • Cập nhật tiến độ Dự án (có thể đề xuất thêm ngày đệm dựa trên mức độ nghiêm trọng của giới hạn)
  • Tạo thông báo cho Trưởng nhóm Thiết kế kèm hình ảnh hiện trường đính kèm
  • Thêm mục "Kiểm tra giới hạn công trường" vào checklist xem xét thiết kế của Trưởng nhóm Thiết kế

BÍ MẬT PHỔ QUÁT - Universal Object

THE UNIVERSAL SECRET

Điều gì khiến mọi thứ luân chuyển liền mạch đến vậy? Phép màu nằm ở kiến trúc Universal Object (Đối Tượng Phổ Quát), kết hợp với Universal Automation.

MỘT HỆ THỐNG, MỘT NGÔN NGỮ CHUNG, KHÔNG RÀO CẢN

Cách Tiếp Cận Phổ Quát Của Luklak – Ngôn Ngữ Chung Của "Đồng Bào"

Universal Automation có một cách tiếp cận khác biệt ngay từ bản chất:

• Một mô hình đối tượng phổ quát (Universal Object Model) - một nền tảng chung cho tất cả các thực thể kinh doanh. Mọi "đồng bào" Universal Object đều có chung cấu trúc nền tảng.

• Một ngôn ngữ chung (One common language) - thuật ngữ và logic nhất quán trên toàn hệ thống.

• Khả năng hiểu tự nhiên (Native understanding) - tất cả các phần của hệ thống tự nhiên "hiểu" nhau.

Đây không chỉ là sự tích hợp tốt hơn—đây là việc loại bỏ hoàn toàn nhu cầu tích hợp. Toàn bộ tổ chức của bạn nói một ngôn ngữ chung, nơi mọi thứ tự nhiên kết nối với mọi thứ khác. Trong LUKLAK, mọi đối tượng đều nói cùng ngôn ngữ. Không cần phải "phiên dịch" giữa dữ liệu, công cụ, hay phòng ban.

Nguyên Tắc LEGO

Hệ thống vận hành cũ, đóng gói: giống như những món đồ chơi chuyên dụng—một chiếc ô tô đồ chơi chỉ có thể là ô tô, một ngôi nhà đồ chơi chỉ có thể là nhà. Khi nhu cầu của bạn thay đổi, bạn phải mua đồ chơi mới.

Hệ thống Hợp nhất & Phổ quát mới: Mô hình Universal Object của Luklak hoạt động như LEGO—cùng những viên gạch cơ bản lắp ghép, tháo rời, lắp ghép thành cách hình thù khác nhau đáp ứng các nhu cầu vận hành đặc thù của doanh nghiệp mà không phải mua mới. Mọi viên gạch đều kết nối với mọi viên gạch khác thông qua những khớp nối đã được chuẩn hóa.

Object lên tiếng, Automation lắng nghe & suy nghĩ, rồi hành động tác động lên Objects.

Dòng Chảy Logic Phổ Quát – Sức Mạnh Từ Sự Đơn Giản

Sức mạnh của kiến trúc này thể hiện ở một khuôn mẫu nhất quán điều khiển mọi thứ:

1. Điều gì đó xảy ra trên các Đầu Việc: Một sự kiện xảy ra trên bất kỳ đầu việc nào trong hệ thống:

   • Trạng thái Đầu Việc Khách Hàng thay đổi thành "Đã Đặt Cọc".

   • Đầu Việc Thiết Kế nhận một bình luận mới.

   • Đầu Việc Hiện Trạng Công Trường ghi nhận một giới hạn mới.

   • Giá trị một trường dữ liệu trên bất kỳ đầu việc nào được cập nhật.

2. Tự động hóa lắng nghe: Hệ thống liên tục theo dõi các sự kiện này:

   • Thay đổi trạng thái kích hoạt các bước tiếp theo của luồng công việc.

   • Cập nhật trường kích hoạt các quy tắc xác thực dữ liệu.

   • Đầu việc mới khởi tạo các chuỗi quy trình.

   • Bình luận thông báo cho các bên liên quan.

3. Tự động hóa suy nghĩ thông qua các Điều kiện: Hệ thống đánh giá các điều kiện dựa trên dữ liệu của đầu việc:

   • "Đây có phải là dự án Dân dụng không?"

   • "Ngân sách có vượt quá $50,000 không?"

   • "Có Đầu Việc Thiết kế liên quan nào bị ảnh hưởng bởi thay đổi này không?"

   • "Đã có bao nhiêu yêu cầu chỉnh sửa trên thiết kế này?"

4. Tự động hóa áp dụng các Hành động trên các Đầu Việc khác: Dựa trên các điều kiện đó, hệ thống thực hiện hành động:

   • Tạo các đầu việc liên quan mới.

   • Cập nhật giá trị trường trên các bản ghi được kết nối.

   • Thông báo cho các thành viên đội ngũ phù hợp.

   • Kích hoạt các hệ thống bên ngoài.

MAY ĐO dòng chảy tự động hóa

CHẤM DỨT VẬN HÀNH RỜI RẠC

Các hệ thống truyền thống tạo ra silo, rồi chật vật kết nối chúng bằng các tích hợp mong manh và quy trình thủ công. LUKLAK loại bỏ hoàn toàn silo và tự động hóa dòng chảy giá trị từ đầu đến cuối. HÔM NAY, CHÚNG TÔI TUYÊN BỐ ĐỘC LẬP KHỎI HỆ THỐNG CŨ CHẬM CHẠP!

BƯỚC VÀO KỈ NGUYÊN MAY ĐO DÒNG CHẢY VẬN HÀNH

Cuộc Cách Mạng Dòng Chảy Giá Trị

Hầu hết các doanh nghiệp chấp nhận sự phân mảnh hệ thống như một điều không thể tránh khỏi. Họ đầu tư rất nhiều vào các nền tảng tích hợp, các trình kết nối tùy chỉnh và "con người trung gian" để bắc cầu qua những khoảng trống giữa các công cụ chuyên dụng.

Cách tiếp cận này tạo ra:

• Nợ Tích Hợp (Integration Debt): Mỗi kết nối đòi hỏi bảo trì liên tục.

• Thất Thoát Trong "Dịch Thuật" (Translation Loss): Bối cảnh biến mất trong quá trình bàn giao.

• Giới Hạn Mở Rộng (Scaling Limits): Độ phức tạp tăng theo cấp số nhân với các hệ thống mới.

• Rào Cản Đổi Mới (Innovation Barriers): Thay đổi đòi hỏi cấu hình lại nhiều tích hợp.

Universal Automation của Luklak có một cách tiếp cận khác biệt ngay từ bản chất bằng cách loại bỏ hoàn toàn nhu cầu tích hợp trong nội bộ. Thay vì kết nối các hệ thống riêng biệt, nó cung cấp một nền tảng hợp nhất nơi:

• Thông tin chảy tự nhiên mà không cần can thiệp thủ công – Giải phóng dữ liệu & insights!

• Bối cảnh được bảo toàn tự động khi công việc di chuyển giữa các đội ngũ.

• Độ phức tạp được ẩn đi dưới một giao diện trực quan, tự tay kéo thả.

• Mở rộng quy mô theo chiều ngang mà không làm tăng chi phí quản lý.

Với LAIKA, sự chuyển đổi này mang lại:

• Khởi tạo dự án nhanh hơn đáng kể từ khi khách hàng tiềm năng điền form đến lúc Trưởng nhóm Thiết kế nhận Đầu Việc Thiết Kế.

• Giảm thiểu số lần chỉnh sửa thiết kế không cần thiết nhờ thông tin từ Nhân viên Khảo sát và sở thích của khách hàng được cập nhật chính xác cho Trưởng nhóm Thiết kế.

• Cải thiện đáng kể về việc giao dự án đúng hạn, đúng ngân sách nhờ quy trình được chuẩn hóa và tự động hóa, được giám sát bởi Quản lý Dự án.

• Mức độ hài lòng của khách hàng được nâng cao rõ rệt, phản ánh qua công việc của Chuyên viên Chăm sóc Khách hàng.

Quan trọng nhất, nó cho phép LAIKA mở rộng hoạt động mà không làm tăng tương ứng chi phí quản lý. Hệ thống càng trở nên giá trị hơn khi xử lý nhiều dự án hơn, tạo ra một lợi thế cộng hưởng mà các cách tiếp cận truyền thống không thể sánh được.

Đây chính là điều mà hoạt động kinh doanh luôn hướng tới: dòng chảy giá trị không ma sát tạo ra kết quả tốt hơn cho cả đội ngũ và khách hàng. Đã đến lúc, Đồng Bào Tự Động Hóa! GIẢI PHÓNG DÒNG CHẢY GIÁ TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP NGAY, THEO CÁCH SẾP MUỐN.